Jakie dokumenty są potrzebne?

Odpis z KRS albo wydruk z CEIDG, umowa spółki i informacja o strukturze właścicielskiej odpowiadają na pytania, które wydają się oczywiste, ale decydują o ważności umowy:

• Kto reprezentuje firmę – czy zarząd jest jednoosobowy, czy wymagana jest reprezentacja łączna, czy działa prokurent. Od tego zależy, kto musi stawić się u notariusza.
• Czy potrzebne są zgody wewnętrzne – umowa spółki może wymagać uchwały wspólników lub zgody rady nadzorczej na zaciągnięcie zobowiązania albo obciążenie majątku.
• Kto faktycznie stoi za firmą – finansujący zwykle ustala beneficjenta rzeczywistego i ocenić powiązania między stronami transakcji, np. gdy zabezpieczenie należy do spółki siostrzanej.

Najczęstszy kłopot to nieaktualne dane w rejestrze: zmiana zarządu lub adresu, która nie została zgłoszona. Przed podpisaniem umowy trzeba ją uporządkować, bo notariusz i finansujący opierają się na tym, co ujawnia rejestr.

Sprawozdania finansowe, bieżące zestawienia i wyciągi bankowe nie służą do wystawienia oceny punktowej, tylko do sprawdzenia, czy deklarowane źródło spłaty jest wiarygodne. Zestawienie sprzedaży można dziś przygotować na podstawie faktur z KSeF – co to zmienia, wyjaśnia artykuł KSeF a finansowanie firmy. Finansujący porównuje te dokumenty ze sobą:

• Sprawozdania za ostatnie lata pokazują skalę działalności, rentowność i trend.
• Wyciągi bankowe pokazują rzeczywiste wpływy – jeśli przychody w księgach rosną, a wpływy na rachunek nie, pojawia się pytanie o należności.
• Zestawienie zobowiązań wraz z harmonogramami spłat pozwala policzyć, ile z bieżących wpływów zostaje na obsługę nowego długu.
• Zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego potwierdzają brak zaległości albo pokazują ich wysokość – zaległości publicznoprawne mogą prowadzić do egzekucji z majątku firmy, także z nieruchomości.

Przy finansowaniu ze spłatą z jednego zdarzenia (sprzedaż nieruchomości, uruchomienie kredytu, wpływ należności) dochodzą dokumenty tego zdarzenia: umowa przedwstępna, promesa banku, umowa z kontrahentem. Ich ocenę opisujemy w artykule plan spłaty i strategia wyjścia.

Dokumenty celu: na co naprawdę pójdą pieniądze

Finansujący chce wiedzieć, że środki zrobią to, co deklaruje wniosek. Przy zakupie gruntu będzie to umowa przedwstępna i dane sprzedającego, przy spłacie zaległości – decyzje lub zaświadczenia z kwotami, przy refinansowaniu – zaświadczenia obecnych wierzycieli o kwocie potrzebnej do spłaty. Te dokumenty często decydują o sposobie wypłaty: część środków może trafić bezpośrednio do sprzedającego lub wierzyciela, a nie na rachunek firmy. To nie wyraz nieufności, tylko sposób, by pieniądze na pewno usunęły problem, który miały rozwiązać.

Tu dokumenty odpowiadają na dwa pytania: czy hipotekę da się skutecznie ustanowić i ile realnie zostanie dla finansującego w razie sprzedaży. Numer księgi wieczystej pozwala sprawdzić właściciela, służebności, roszczenia, ostrzeżenia i hipoteki. Operat szacunkowy daje wartość. Zaświadczenie banku o saldzie kredytu mówi, ile z tej wartości jest już "zajęte" przez wierzyciela z wcześniejszym pierwszeństwem.

Dlaczego potrzebne jest zarówno zaświadczenie o saldzie, jak i księga wieczysta? Bo pokazują co innego. Księga wskazuje sumę hipoteki, czyli górną granicę, do której wcześniejszy wierzyciel zaspokoi się z nieruchomości. Zaświadczenie podaje bieżący dług.

Różnica między 50% a 70% to ryzyko, że dług wobec banku wzrośnie – przez odsetki karne i koszty albo ponowne wykorzystanie limitu. Dlatego finansujący sprawdza też umowę kredytu, nie tylko saldo.

Gdy nieruchomość jest w budowie, dochodzą pozwolenie na budowę, harmonogram i kosztorys; przy gruncie – plan miejscowy lub warunki zabudowy, które decydują o jego wartości.

Część dokumentów nie jest potrzebna do oceny, ale jest niezbędna do podpisania umowy i ustanowienia zabezpieczeń. Warto przygotować je wcześniej, bo ich uzyskanie zależy od innych osób:

• uchwała wspólników lub zgoda rady nadzorczej, jeśli wymaga jej ustawa lub umowa spółki,
• zgoda małżonka właściciela nieruchomości, gdy obciążany jest majątek wspólny,
• pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego, jeśli właściciel nie podpisze dokumentów osobiście,
• aktualne zaświadczenia – finansujący może wymagać, by w dniu podpisania nie były starsze niż wskazany w umowie termin,
• polisa ubezpieczenia nieruchomości, jeśli umowa przewiduje cesję praw z polisy.

Gotową listę do odhaczania, z podziałem na grupy, znajdziesz w narzędziu checklista dokumentów.